Aufgaben

• Persönliche Assistenz der Leitung: Sie unterstützen den Leiter der Einheit Project Engineering Management (PEM) im täglichen Arbeitsablauf. Dazu gehören die Verwaltung des Kalenders, die Organisation und Vorbereitung von Terminen sowie die Pflege und Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Außerdem übernehmen Sie bei Bedarf Vertretungsaufgaben.

• Termin- und Raumplanung: Sie koordinieren Teamtermine, organisieren Besprechungen und kümmern sich um die Buchung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen.

• Allgemeine Unterstützung der Einheit: Sie unterstützen das PEM-Team bei täglichen Aufgaben sowie bei organisatorischen und konzeptionellen Themen. Sie erstellen Präsentationen, Kommunikationsunterlagen und verschiedene Übersichten und sorgen dafür, dass wichtige Informationen übersichtlich aufbereitet sind.

• Organisation von Geschäftsreisen: Sie planen und buchen Geschäftsreisen im In- und Ausland. Dazu gehören die Reisebuchung über SAP Concur, die Organisation notwendiger Visa sowie die Information zu geltenden Reisekostenrichtlinien. Außerdem prüfen und bearbeiten Sie Reisekostenabrechnungen.

• Bestellungen und Rechnungen: Sie holen Angebote ein, bearbeiten Bestellungen und koordinieren die dazugehörigen Abläufe. Außerdem verfolgen Sie Bestell- und Rechnungsprozesse in Ariba und SAP und sorgen dafür, dass diese korrekt und rechtzeitig abgeschlossen werden.

• Organisation von Veranstaltungen: Sie planen und organisieren interne und externe Veranstaltungen. Dazu gehören die Buchung geeigneter Räume, die Bestellung von Catering und die Abstimmung aller notwendigen Details. Während der Veranstaltungen sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf.

• Unterstützung im Personalbereich (HR): Sie unterstützen bei administrativen Personalaufgaben, zum Beispiel bei der Erfassung von Fehlzeiten, der Stundenschreibung und der Bearbeitung von Mehrarbeit. Außerdem pflegen Sie Personal-, Kapazitäts- und Organisationsübersichten. Sie koordinieren Bewerbungs- und Einstellungsprozesse und unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender. Dazu gehört auch die Organisation der Erstausstattung und des Arbeitsplatzes.

• Organisation des Büroalltags: Sie kümmern sich um einen reibungslosen Ablauf im Büro. Sie organisieren neue Arbeitsplätze, veranlassen notwendige Änderungen oder Ersatzbeschaffungen und koordinieren Arbeitsplatzbuchungen. Außerdem sind Sie Ansprechpartner für IT- und Systemanliegen und kümmern sich um die Anmeldung und Betreuung von Besuchern.

• Digitalisierung und Wissensmanagement: Sie unterstützen die Weiterentwicklung der Einheit und helfen dabei, Arbeitsabläufe einfacher und effizienter zu gestalten. Sie pflegen die SharePoint-Seiten, halten Dokumente und Informationen aktuell und unterstützen bei der Digitalisierung und übersichtlichen Ablage von Wissen.